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Dans l'attente, vous pouvez me contacter pour une formation personnalisée : tresovista(@)tresovista.com
Le mode trésorerie : le suivi des comptes bancaires (ou de la caisse)
Avec le mode trésorerie (représenté par la couleur jaune dans l'outil), vous allez reconstituer vos relevés bancaires. Vous pouvez naturellement utiliser plusieurs comptes bancaires (comptes courants, comptes épargne, caisse ... ) .
Lorsque vous ajoutez des écritures dans Tresovista et que vous les retrouvez également sur vos relevés bancaires, alors, elles doivent avoir un statut "pointé". En pied de colonne le "solde pointé" du compte bancaire principal (affiché par défaut) se calculera automatiquement . Vous pouvez modifier l'affichage pour suivre les soldes de chaque compte bancaire indépendamment . Ces soldes "pointés" doivent systématiquement être les mêmes que ceux que vous constatez sur vos relevés bancaires. C'est ce qu'on appelle le "rapprochement bancaire". Il doit être contrôlé à chaque ajout ou modification d'écriture . (Note: vous pouvez faire apparaitre tous vos "soldes pointés" simultanément, via l'écran d'acceuil ou l'icône en pied de colonnes).
Le contrôle des soldes pointés est l'opération de base à effectuer systématiquement. A la fin de chaque mois, vous pourrez verrouiller vos écritures (de façon réversible) afin d'être sûr de ne plus modifier les précédents soldes pointés par erreur.
Pour tenir à jour vos soldes de trésorerie, vous devrez alimenter l'outil avec vos écritures, soit manuellement, soit en utilisant la fonction import de fichiers OFX (pour intégrer directement vos relevés bancaires dans l'outil sans avoir à les saisir ! ).
A noter que lors de l'ajout d'une écriture ou du classement d'une écriture pointée, il vous sera demandé 2 paramètres complémentaires qui sont: "la catégorie" et la "date d'engagement". Nous abordons ces 2 points fondamentaux dans la suite ....
La catégorisation
Pour ajouter une écriture, ou classer une écriture importée, vous devez lui affecter une catégorie. La création et l'organisation de vos catégories sont libres. Vous pouvez créer autant de catégories que vous le souhaitez et utiliser jusqu'à 5 niveaux hiérarchiques.
L'organisation de vos catégories est un sujet très important qui définit la "grille de lecture" des finances de votre asso et l'analyse qui en découle. Si vous ne savez pas encore comment définir cette organisation, vous pouvez commencer, par exemple, en utilisant simplement les catégories "recettes / dépenses", créées par défaut dans l'outil. Puis, vous pourrez progressivement détailler votre catégorisation, et ensuite la modifier et la faire évoluer à tout moment. Nous vous conseillons cependant de maintenir par la suite une catégorisation (ou grille de lecture) stable et ainsi de prendre le temps de la réflexion avant de la définir. Pour suivre l'évolution de vos finances il est en effet important de garder une même organisation. afin de pouvoir suivre un budget au cours d'une année, ou comparer les résultats d'une année sur l'autre. (Note: votre organisation de catégories peut suivre le plan comptable ... ou pas ! Et l'outil vous permet de suivre 2 plans d'organisation à la fois, avec l'utilisation facultative, d'un plan d'organisation secondaire qui est pré-paramétré (et modifiable) sur l'organistaion du "plan comptable" ) .
Les catégories de bilan vs les autres catégories (de résultat) ...
Le tableau de trésorerie commence par une première catégorie, non modifiable et non déplaçable, intitulée "Catégories de bilan, visibles uniquement en trésorerie". Cette catégorie présente elle-même 7 sous-catégories fixes et non modifiables.
L'utilisation de ces sous-catégories permet l'édition du "bilan comptable" ACTIF / PASSIF en fin d'exercice. Nous allons voir comment les utiliser. Les autres catégories que vous allez créer librement, en dehors de ces catégories dites "de bilan", seront les catégories qui permettront d'établir votre compte de résultat et se retrouveront, à contrario des précédentes, dans les 2 modes : Trésorerie et Résultat (engagement) . Ces catégories correspondent aux charges et aux produits (classe 6 et 7 en langage comptable).
Le mode Résultat - Budget
C'est grâce à ce mode (représenté par la couleur bleue dans l'outil) que vous allez pouvoir réellement suivre un budget, établir un prévisionnel et piloter vos finances !
En effet il peut fréquemment exister un décalage entre le moment où une dépense (ou une recette) est "engagée" et le moment où vous constatez effectivement cette dépense (ou cette recette) dans votre trésorerie. Par exemple lors d'un achat, vous avez récupéré une marchandise ou bénéficié d'un service et une fatcure vous a été établie, mais vous bénéficiez d'un délai pour la payer. Ou inversément, vous avez délivré une marchandise ou un service, mais le bénéficiaire vous demande la possibilité de payer plus tard ! Dans ces cas, vous ne verrez pas l'argent sur vos comptes bancaires tout de suite. Pourtant, des "engagements" (de payer ! ) ont été pris et les mouvements financiers devront se réaliser. Tresovista permet alors, grâce à ces 2 modes, de différencier la date d'engagement et la date de trésorerie d'une écriture et de respecter un princie fondamental de gestion: " la séparation et l'indépendance des exercices".
C'est la clé qui permet de passer facilement d'un simple suivi de trésorerie (pour lequel un tableur suffirait) à une vision complète et pro de vos finances via un suivi d'engagement et ainsi : piloter sereinement le budget de votre association et établir en fin d'année les documents de votre rapport de gestion (bilan et compte de résultat) !
Le mode résultat et les différents statuts de trésorerie :
Lorsque vous créez ou classez une écriture pointée en trésorerie, il convient donc de préciser sa date d'engagement (résultat) afin de la rattacher au bon exercice (et au bon suivi de budget). Par exemple: si votre association fonctionne avec des exercices (et donc des budgets) qui vont du 1er Janvier au 31 Décembre (année civile), et que vous recevez le paiement d'une cotisation d'un adhérent en Décembre, il convient d'indiquer, via la date d'engagement si cette cotisation est relative à l'année en cours qui s'achève ou si elle concerne l'année à venir qui commencera en Janvier. Si tel est le cas, vous ne verrez pas l'écriture au même endroit dans les 2 modes Trésorerie et Résultat-Budget. Le mode Trésorerie vous indiquera que vous avez reçu l'argent en Décembre de l'année N, et le mode Résultat-Budget, vous indiquera que vous avez déjà reçu une cotistation pour l'année N+1 !
Lorsqu'une dépense (ou une recette) est engagée pour votre association, vous pouvez déjà la créer dans Tresovista. Vous connaissez sa date d'engagement. Cependant comme elle n'est pas encore "passée" à la banque vous allez lui indiquer une date prévisionnelle de trésorerie ainsi qu'un statut de trésorerie "prévisionnel" ou "en cours" qui vous permettent 2 niveaux de projection ! Le statut "en cours" est un intermédiaire entre le statut pointé et le statut prévisionnel. Il permet une gestion plus fine du prévisionnel de trésorerie à court terme (via la consultation du solde à venir en pied de colonne) . On peut l'utiliser notamment pour les opérations qui se font par prélèvement dont la date est généralement fixe ou pour des règlements effetcués par chèque pour lesquels on ne maîtrise pas précisément la date de passage en banque mais dont on sait qu'elle est imminente ! Le statut "prévisionnel" quant à lui peut-être utilisé pour des opérations "certaines" mais dont on ne connait pas encore la date de réalisaton en "trésorerie".
Les écritures de type simulation vs réel
Les écritures de simulation permettent un 3è niveau de projection (consultable via le choix du solde en pied de colonne). Ce statut peut être utilisé par exemple pour enregistrer des écritures dont on ne sait pas réellement si elles vont se produire ou pas, et projeter ainsi des hypothèses (par exemple: simuler l'impact de la location mensuelle d'un bureau ... ) .
Du suivi de trésorerie à l'édition du bilan en passant par le suivi du budget (contrôle de gestion)
Lorsque que vous avez contrôlé vos soldes de trésorerie, défini la catégorisation de vos écritures (et notamment veillé à la différence entre les catégories de bilan prédéfinies et les catégories que vous avez librement créées), ainsi que la date d'engagement de chaque écriture alors, vous êtes en mesure de piloter un budget, puis en fin d'année d'éditer votre bilan et votre compte de résultat pour votre rapport financier.
Enregistrement d'un budget
Tresovista vous permet d'enregistrer un ou plusieurs budgets qui vous serviront de repères pour votre gestion ! A partir du budget vous pourrez facilement établir un prévisionnel de trésorerie associé. Vous pourrez alors optimiser la gestion de votre trésorerie ou prendre des décisions nécessaires si besoin. SI votre budget évolue en cours d'année, vous pourrez le faire évoluer et garder en mémoire les diifférentes versions .
Edition du bilan et du compte de résultat
Vous définirez dans l'outil votre période d'exercice (via le mois de clôture de celui-ci, par exemple "Décembre 20XX") . Une fois toutes vos écritures saisies, Tresovista édite votre bilan en un clic (icone en pied de colonne) ainsi que votre compte de résultat. Vous pouvez également éditer ces états par la fonction "Export" (bouton à droite de l'écran).
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